EPD Kompas

Wat is van belang bij het kiezen van een EPD?

Het “EPD Kompas” is een gratis, digitale tool ontwikkeld om vrijgevestigde ggz-professionals optimaal te ondersteunen bij het selecteren van het meest geschikte elektronisch patiëntendossier (EPD). Deze tool helpt je om goed voorbereid het gesprek aan te gaan met softwareleveranciers, zodat je de juiste vragen kunt stellen en inzicht krijgt in welk pakket het beste aansluit op jouw praktijkvoering.

De tool biedt een gestructureerde inventarisatie van relevante onderwerpen. Denk hierbij aan de praktische inrichting van het EPD, technische koppelmogelijkheden, financiële aspecten zoals declaraties, en de toegankelijkheid van gegevens voor jou en je cliënten. Het doel is jou te voorzien van alle informatie die nodig is om een weloverwogen keuze te maken.

De test bestaat uit 28 vragen (5-10 minuten), onderverdeeld in de zes onderstaande thema’s. Voor meer informatie over een bepaald thema, kan je gedurende het invullen op één van deze thema’s klikken. Mocht je het antwoord op de vorige vraag nog willen (her)zien, kan je door middel van het klikken op de roze pijl terug naar de vorige vraag.

EPD inrichten

EPD agenda

Declareren

Corresponderen

Elektronische inzage

Financiën

Met het “EPD Kompas” zet je de juiste stappen naar een efficiënter en effectiever praktijkbeheer. Maak gebruik van deze praktische tool en kies met vertrouwen het EPD dat naadloos aansluit op jouw behoeften.

Het mailadres wordt alleen gebruikt om de resultaten van de ingevulde antwoorden te delen. We gebruiken het mailadres niet voor andere doeleinden.

Naast de bovengenoemde onderwerpen, willen we je graag een aantal aanvullende tips meegeven die helpend kunnen zijn om de juiste keuze voor een softwareleverancier te maken.

Succes met het vinden van een passende softwareleverancier!

Praktische tips:

Ga in gesprek met softwareleverancier gebruikers en vraag naar hun ervaringen en eventuele aandachtspunten met het EPD in de dagelijkse praktijk. Zowel in het gebruik als in de uiteindelijke kosten. Het is niet altijd vooraf goed zichtbaar hoe een softwarepakket werkt en ook niet welke ondersteuning er precies verwacht mag worden zonder daar extra voor te betalen.
Let op: bij een overstap van EPD-leverancier kan het voorkomen dat niet alle gegevens probleemloos overgaan van oude naar nieuwe leverancier. Een migratie van data is niet eenvoudig en vraagt vaak meer dan een simpele ‘copy-paste’. Medewerking van de oude leverancier is ook nodig. Kijk voor het afsluiten van de overeenkomst goed naar alle contractvoorwaarden en kosten die samenhangen met het beëindigen van de overeenkomst vanwege het overstappen naar een nieuw epd of bijvoorbeeld het stoppen van de praktijk.
De kosten voor een pakket kunnen variabel zijn en zijn afhankelijk van de behoefte en wensen van de gebruiker. Soms kunnen de kosten ook verschillen in het aantal gebruikers / cliënten. Dit kan in overleg met de softwareleverancier besproken worden, maar bespreek dit ook met gebruikers die jij in je netwerk hebt. Meer gebruikers kan een voordeel geven in je pakket. Vraag dit na bij je softwareleverancier. Vanwege de verschillende pakketten en kosten die variabel zijn, gaat dit “EPD Kompas” hier verder niet op in.
Bespreek contractafspraken tijdens het gesprek met een softwareleverancier. Dit gaat er niet alleen om als je overstapt naar een andere softwareleverancier, maar ook als je je voor het eerst aansluit bij een EPD. Denk hierbij aan afspraken over bewaarplicht, vernietigen dossiers en overstapafspraken.

Je bent nu hier:

EPD inrichten Koppelingen EPD agenda Declareren en financiële administratie Corresponderen & inzage

Wat is je naam en e-mailadres?

Hier ontvang je een kopie van je antwoorden met een aantal tips!

1. Ik lever zorg onder

Vraag goed na aan de softwareleverancier hoe ze omgaan met Jeugdwet, ook ongecontracteerd valt onder de ZVW (dan moet je je aan de betreffende regelgeving houden)

ZVW

Jeugdwet

Combinatie van beide

2. Ik wil eventuele werkzaamheden buiten ZVW of Zorgwet kunnen registreren in het systeem (EPD)

Denk hierbij aan leertherapie, supervisie, coaching, onderwijs. Voor leertherapie is een dossier nodig. Supervisie, coaching en onderwijs kan van belang zijn vanwege facturatie en administratie

Nee

3. Ik vind het belangrijk om productcodes en tarieven eenvoudig aan te kunnen passen aan contractafspraken.

Nee

4. Ik wil brieven en verslagen automatisch genereren op basis van sjablonen en cliëntgegevens.

Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van eigen logo op brieven (vraag na of dit mogelijk is)

Nee

5. Ik vind het belangrijk dat er verschillende gebruikersrollen en -rechten zijn.

Denk aan behandelaars en administratief personeel. Ben je werkzaam als solist? Of heb je verschillende functies in je praktijk? Heb je ondersteuning van een secretariaat?

Nee

6. Ik vind het belangrijk dat het pakket een ondersteuning in app-vorm heeft.

Bijvoorbeeld de mogelijkheid om de agenda via mobiele device of tablet beschikbaar en inzichtelijk te maken.

Nee

7. Ik wil vragenlijsten voor diagnostiekbehandeling en evaluaties (ROM EN CQi) kunnen koppelen aan mijn EPD.

Nee

8. Ik wil eHealth modules kunnen koppelen aan mijn EPD

Denk aan: MindDistrict, VitalHealth of Therapieland

Nee

9. Ik vind het belangrijk om eigen vragenlijsten toe te kunnen voegen.

Nee

10. Ik wil zelf kunnen bepalen welke velden zichtbaar en verplicht zijn, afhankelijk van behoefte.

Nee

11. Ik wil automatische taken of herinneringen instellen voor bijvoorbeeld opvolging van behandelingen of tijdige herziening van behandelplannen.

Nee

12. Ik vind belangrijk dat het EPD synchroniseert met externe kalenderapplicaties, zodat afspraken altijd up-to-date zijn.

Denk aan Google Calendar of Outlook. Vraag bij je softwareleverancier na of een aparte privé agenda overbodig is. Is de agenda van het EPD ook voor privé gebruik werkbaar. Ga bij jezelf na wat voor jou werkt wat betreft het plannen werk en privé.

Nee

13. Ik wil dat mijn agenda (en daarbij geplande afspraken) automatisch gekoppeld wordt aan het declaratiesysteem.

Nee

14. Ik werk met groepsafspraken.

Nee

15. Ik vind het belangrijk dat herhaalafspraken automatisch ingepland kunnen worden.

Nee

16. Ik wil koppeling met systemen zoals VECOZO voor declaraties.

Nee

17. Ik vind het belangrijk dat ik de facturen direct naar de cliënt kan sturen.

Nee

18. Ik wil een koppeling kunnen maken met het boekhoudsoftware die ik gebruik.

Denk aan Exact

Nee

19. Ik wil de uitgaven per cliënt of per behandeling bijhouden en analyseren.

Nee

20. Ik wil dat er (automatisch) herinneringen worden verstuurd bij openstaande facturen.

Nee

21. Ik wil verwijzingen digitaal kunnen ontvangen en versturen met ZorgDomein.

Nee

22. Ik wil een veilig mailsysteem koppelen aan mijn EPD.

Denk aan Zorgmail of Zivver

Nee

23. Ik wil automatisch een afspraakherinnering kunnen sturen naar mijn cliënten.

Bijvoorbeeld via e-mail of SMS

Nee

24. Ik vind het belangrijk dat er een herinnering (via SMS) verstuurd kan worden naar meerdere contactpersonen.

Houd er rekening mee dat er extra kosten verbonden kunnen zitten aan deze tool en vraag dit na bij je softwareleverancier.

Nee

25. Ik wil een cliëntportaal zodat cliënten hun dossier in kunnen zien en eventueel kunnen communiceren.

Vraag na bij je softwareleverancier of de cliëntportaal inzichtelijk is voor meerdere personen (bijv. kinderen en ouders / gescheiden ouders.

Nee

26. Ik wil mijn EPD gekoppeld hebben aan andere systemen (denk aan apotheekinformatie / laboratoriumsystemen).

Apotheekinformatie / laboratoriumsystemen zijn enkel van toepassing voor psychiaters

Nee

27. Ik vind het belangrijk dat ik zelf kan bepalen welke informatie ik met mijn cliënt deel uit mijn portaal.

Bijvoorbeeld werkaantekeningen die geen onderdeel zijn van het medisch dossier.

Nee

28. Ik wil rapportages uit mijn EPD halen voor zowel mijzelf als voor externe instanties.

Denk aan CBS en NZa, maar ook aan herregistratie ivm BIG.

Nee